Elektronik Belge Yönetim Sistemi

Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü
Elektronik Belge Yönetim Sistemi

Facebook Twitter Google Plus Linkedin

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Nedir?

Güncelleme Tarihi: 24/10/2014

Elektronik posta (e-posta), internetin yaygınlaşması, her türlü verinin kolaylıkla iletilebilmesi ve düşük maliyetli olması nedeniyle ülkemizde ve tüm dünyada en yoğun kullanılan iletişim araçlarından ve kanallarından biri haline gelmiştir. E-posta yoluyla iletilen özellikle resmi ve ticari belgelerin ve yazıların (e-posta iletilerinin) gönderici ve alıcı açısından teknik güvenilirliği ve yasal geçerliliği büyük önem taşımaktadır.

 

Şu anda yaygın olarak kullanılan standart elektronik posta (SEP) yolu ile iletişim hukuken kabul edilmeyen ve teknik olarak fazla güvenli kabul edilmeyen, gönderici ve alıcı kimliklerinin tespit edilemediği, iletimin kesin olarak sağlanamadığı, zamanının tespit edilemediği ve inkar edilebilen bir iletişim şeklidir. Ayrıca, istenmeyen mesajlar ile e-posta iletilerinin başkaları tarafından açılabilmesi gibi sorunlar da giderek yayınlaşmaktadır.

 

Standart elektronik posta yoluyla, başta gönderici ve alıcının kimliklerinin kesin olarak tespit edilememesi olmak üzere, bir elektronik belgenin, teknik ve hukuki kesinliğe sahip olarak, başkaları tarafından değiştirilmeden veya görülmeden gönderilmesi, saklanması ve alınmasının sağlanamaması, resmi ve ticari işlemlerin internet üzerinden yürütülebilmesinin önünde önemli engellerden birini teşkil etmektedir.Kayıtlı elektronik posta (KEP) (Registered E-Mail: REM, Certified E-Mail: CEM), kısaca yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli elektronik posta olarak tanımlanabilir. KEP sistemi, yasal geçerli güvenli elektronik imza ve zaman damgası kullanılarak, “kayıtlı e-posta hizmet sağlayıcı (KEPHS)” sayesinde, bir elektronik postanın iletildiğini garanti altına almakta, gönderen ve alan tarafların kimliklerini, gönderilen iletinin ve eklerinin başkalarınca değiştirilmediğini, gönderim zamanını tespit edebilmeyi ve bunlarla ilgili yasal geçerli kesin delil üretebilmeyi sağlamaktadır.

 

KEP sistemiyle resmi, özel ve ticari her türlü belge veya yazı kurum, kuruluş ve şahıslar arasında elektronik olarak gönderilip alınabilecek, başka bir deyişle yasal geçerli olarak elektronik yazışma ve bildirim (beyanname, bildirge, başvuru, bildirim, ihtar, ihbar, vb.) yapılabilecektir.

 

Kurum içi ve kurumlar arası yazışmalar, kamu kurumları ile özel sektör, kuruluşlar, vatandaşlar (gerçek ve tüzel kişiler) arasındaki her türlü yasal bildirim yapılması, belge gönderilmesi, elektronik fatura gönderilmesi, banka yatırım/kredi/kredi kartı hesap ekstreleri, online alışveriş siparişleri ve her nevi sipariş, dilekçe, kredi başvuruları, sözleşmeler, ihale teklifleri gibi sayısız alanda kullanılmaya başlanacaktır.Kullanıcılar tarafından istendiği takdirde, iletişimin gizliliği sağlanarak güvenli haberleşme ve elektronik belgelerin güvenli bir ortamda saklanması da KEPHS hizmetleri ile mümkün olabilecektir.

 

KEP sistemi AB ülkeleri İtalya, Fransa, Almanya, Belçika, İspanya, İsveç ve ABD gibi ülkelerde düzenlemeleri yapılarak 2000’li yılları başından itibaren uygulamaya geçmiş ve birçok ülkede de geçmek üzeredir. ETSI tarafından KEP sistemi ve bileşenleri resmi olarak bir telekomünikasyon standardı (ETSI/TS 102 640) olarak 5 bölüm halinde Ocak 2010 itibariyle yayımlanmıştır. İtalya, 11 Şubat 2005 tarihinden itibaren kayıtlı e-posta sistemini “certified e-mail (cep)” olarak (posta elettronica certificata – PEC) yasal düzenlemelerini yapmış şekilde uygulamaktadır. Almanya, KEP sistemini “E-Devlet 2.0” programının önemli bir parçası olarak De-Mail Sistem adıyla 2009 yılının ortasından itibaren Friedrichshafen’da ve 2010 yılında da ülke genelinde yaygınlaştırma çalışmaları başlatılmıştır. ABD, 2000 yılı Haziran ayında çıkardığı “Electronic Signatures in Global and National Commerce Act” ile kayıtlı elektronik postanın yasal altyapısını düzenlemiş ve uygulamaya başlamıştır. Rpost (www.rpost.com) isimli şirket, ABD hukuk düzenlemelerine göre e-posta iletişiminde, özellikle delil sağlayıcı olarak faaliyet göstermektedir.

 

Hukuken geçerli ve teknik olarak güvenli bir şekilde elektronik posta yoluyla haberleşmenin yolu olan kayıtlı elektronik posta (KEP), günümüzün en temel ihtiyaçlarından biri haline gelmiştir. KEP sisteminin, ülkemizde e-ticaret ve e-devlet uygulamalarının yaygınlaşmasını önemli oranda hızlandıracağı, ciddi miktarlarda tasarruf sağlayacağı ve e-dönüşümden beklenen faydaları ve verimi elde etmede önemli bir araç olacağı değerlendirilmektedir.

 

KEP, e-devlet, e-iş ve e-ticaret gibi tüm e-dönüşüm uygulamalarının bütün boyutlarıyla hayata geçirilebilmesi açısından stratejik öneme haiz bir araçtır. Kağıt, arşiv, postalama ve işlem maliyetlerinin düşürülmesi ve zaman kayıplarının azaltılmasıyla bürokrasinin daha etkin işlemesine, resmi ve ticari işlemlerin hızlı yapılmasına, ticari faaliyetlerin verimli yürütülmesine ve çevrenin korunmasına yüksek oranda katkı sağlayacaktır.

 

Ülkemizde, KEP hizmetlerinin, ilgili yasal düzenlemeler kapsamında, başta ETSI TS 102 640 standardı ve ilgili diğer standartlara (ISO 27001, ISO 15408, vd.) uyumlu olarak BTK tarafından yapılacak ikincil düzenlemelerle yakın zamanda uygulamaya geçebileceği beklenmektedir.KEP sistemiyle resmi, özel ve ticari her türlü belge veya yazı kurum, kuruluş ve şahıslar arasında yasal geçerli ve güvenli bir şekilde elektronik olarak gönderilip alınabilecektir. KEP sistemi, elektronik belge paylaşımı ve iletimi dışında çok çeşitli katma değerli servislerin de sunulabileceği, e-imza ve zaman damgasının yaygın ve yoğun olarak kullanılacağı yasal geçerli ve güvenli yeni bir iletişim alanı olacaktır.